優秀的提案只需要一頁A4!好讀又好懂,老闆才會聽你的

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在撰寫提案或企畫書的過程中,很多人都把「找出好點子」視為最困難的部分,但其實最費工夫、最攸關成敗的工作,是如何將好不容易想出來的點子,從腦中的模糊計畫,化為躍然紙上的精采創意,讓看到、聽到提案的人,都能採納你的提議。

正因為好創意難尋,所以提案者覺得每個點子都不容錯過、難以割捨。然而,「和盤托出」的結果就是讓提案書變成了萬言書,對方不但抓不到重點,也無法在第一時間理解你的提議,使提案功虧一簣。

為了把腦子裡的好點子,一目了然地呈現出來,著有《為什麼聰明人都用方格筆記本?》的筆記高手高橋政史提出「1.2.3 Map」的整理邏輯,讓你只要一張紙,就能完成提案。

「1.2.3 Map」是以1 Message(核心訊息,即「一言以蔽之」的提案目的)為中心,左右4角以順時針方向分別說明1個行動建議(1 Action),以及2W1H(What、Why、How)。

高橋提醒,提案寫法應依循「3的法則」,以3點條列式陳述,才容易被記得。下列以人資部門「自律型人才的育成」提案為例說明:

1 Message:一句話說明你的提案目的

人資的提案目的是,要利用「小事便箋」與「已辦清單」,讓聽命行事的員工變成自律型人才。

1 Action:明確指出第一步「希望對方做的事情」

建議的行動是,要求員工隨身攜帶「小事便箋」,讓「一有想法立刻記下」變成習慣。

2W1H:說明提案內容(What)、提案理由(Why)、執行方式(How),分別以3點陳述。

提案內容(What):

要求員工將每天發現到的疑惑、應改善處與新想法記入「小事便箋」。

要求員工將每天完成的事項做成「已辦清單」。

讓「小事便箋」與「已辦清單」變成員工工作習慣,從發現小事開始影響行動,形成定期檢討的正向循環。

提案理由(Why):

「小事便箋」與「已辦清單」簡單而無負擔,不會占用員工時間。

因為簡單,執行門檻低,任何人都能輕鬆上手,從每天的紀錄中察覺自己的不足與成長。

對於懂得自我觀察與檢討的員工,將無須主管督促就能主動改善,成為「自律型人才」。

執行方式(How):

記錄重於記憶:每天下班前必須將「小事便箋」投入各部門的收集箱,並將「已辦清單」置於桌上。

重量不重質:即使觀察、完成的是無聊小事也無妨,重點是讓員工更細心看待自己的工作。可採集點卡方式,鼓勵員工多做紀錄。

定期表揚、回饋:根據集點卡,表揚積極參與的員工,部門內定期交流彼此的發現與行動實踐。

完成!

首圖來源 / PEXELS

圖表製作 / 實習編輯吳瑄庭

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