從公司群組的分享內容,看出你的團隊向心力

《米卡的行銷放肆》部落格主。 五年級生,現為以『社群媒體、廣告、品牌行銷』為主題的講師與顧問。

星期五早上8點半,A君在上班途中的捷運上,拿出手機在facebook上說著「今天Starbucks買一送一喔! 中午大家一起去喝一杯吧!」。看到朋友、同事類似這樣的喜、怒、哀、樂的心情告白,大家應該都不陌生吧!

”就是愛分享” 的行為是身為現代人必備的禮數,在社群媒體上每天都有一大堆有的沒的資訊,甚至只是一句「陽光好,心情好,老闆外出瞭!」都可以掛在狀態列當個事來說。

你是一個「喜歡藏私」的人?
還是一個「願意分享」的人?

先別管我提問的目的,不妨想想,如果你吃到一家好棒的料理,會不會想分享?或是,回想看看你的facebook裡面,有沒有幾個這樣的人!願意分享工作上的心得,好吃的餐廳,文章,健康資訊,或是旅遊見聞?應該都不少吧!

在心理學裡頭,分享是一種社會親和需求,除非你對分享後的「人際關係影響」有所顧忌,例如太鮮明的政治立場,批評到別人的喜好等等,否則,應該大多數人都願意分享,也願意被分享。

只不過,現實總是残酷的,在生活上無私的分享,已經成為一種全民運動的好習慣,但是在工作上卻不是那麼一回事!在職場上,有時候,我們不但得不到同事間無私的分享,反而因為競爭而藏私,原因何在?因為,有些人,會錯把「資訊當成知識!」,認為資訊差距是一種優勢而吝於分享。

Starbucks有促銷活動,是一種資訊(Information)
如何煮一杯好喝的Latte,是一種知識(Knowledge)

➡️什麼是知識?(你不一定需要分享的)

專業知識,會影響職場上的能力差距。要求一位同事,分享他努力學習才轉化為知識的成果,是奢侈的;除非,我們有上下屬或職位上的關係,有非交接不可的合作模式“必須”共享知識。而且,就算有必須性,交接轉移或訓練過程都需要一段時間。首先他要有理由教你,可能是來自命令、出自關懷,還要懂得怎麼教,讓你容易吸收,還要願意不藏一手,你才會學得完整。總之,知識分享是個複雜的過程。

➡️什麼是資訊?(你該分享的)

常常只是一句話、一份資料、一個報告、一個訊息,例如:

  • 某個專案裡頭,有某一份資料,存在哪一份檔案裡
  • 某份以前的PPT裡面,有同事現在正在傷腦筋的東西
  • 只有這個行業才懂的專有名詞(以行銷為例:什麼是 BCG model / FAB / FCB Grid)
  • 公司會議溝通時常用的縮寫字(RSP / YTD / SKU )
  • 某位前輩跟你說過,你覺得很適合此刻情境,很棒的話
  • 過往的從業經驗,小撇步
  • 你以前犯過的,但可簡單避免小錯
  • 跟工作有關的,自己參考過的網路文章
  • 一個行業的新趨勢,資料可以去哪裡找
  • 這家公司的工作習慣(例如:網路硬碟的使用規則)
  • 有一篇網路文章,對自己很受益
  • 公司附近有哪些午餐是雷店

以上這些簡單的資訊,卻有人把它看成“知識”,當成寶,最常見的狀況就是發生在剛進這個公司的新人身上或是跨部門協調時。一種「我跟你又不熟,幹嘛跟你講那麼清楚」的心態。彷彿把話說清楚、把這些資訊分享出去、教會一個新人,是從自身取下一塊肉,從此會被別人超越過去?以為「只有我知道,你不知道」就可以創造優勢差距。但殊不知,分享這些東西等於你幫了同事一個忙,加強了人際關係,省了他許多誤打誤撞的時間,也可能加快團隊效率,讓你手下的新人更快進入狀況…簡直好處多多。

每個人,都是從新人開始做起,可能都有類似體會,問了一個問題,只得到不清不楚的答案,如果答案是一個「知識」,別人不願分享,那是情有可原,但如果只是一個「資訊」呢!當年的困惑如果有人願意熱血的多告訴你一些訊息、多給你一份資料,多給你一個指導,就會縮短摸索的時間;可是一旦自己升格成為老鳥,卻也犯了同樣藏私的心態,就這樣惡性循環…。

不願主動分享,就用機制來幫忙

人是自私的動物,幸好現在有機制可以降低這個障礙。工作上的成果、報告、檔案都可以歸檔建立在公司的知識平台上,常用的檔案文件,整理過後可以放在公槽(網路硬碟);再加上搜尋、發佈、共享的機制,想找資料變得比以前方便許多;有些企業,定期舉辦讀書會、心得分享,也是不錯的方式,也有企業品牌,替自己建立了內容總監或知識長這樣的單位,大方的「給問」。

但這對分享的觀念而言,只達到低標,因為一切還是被動的。

分享的最高境界應該是「我就是愛分享」,就像你看到一件有趣的事,會想要貼到臉書,因為分享帶給我快樂,不需要是特別場合或是公司規定。

要啟動分享的樂土,給予鼓勵是關鍵

人之所以樂於在網路上分享,有一個很重要的原因就是「付出會得到回應」,連結了人際關係,你發出的分享文,可能會「收到許多陌生網友的回饋、給你被認同的驕傲、讓你覺得有人陪你一起開心、一起訐譙的溫暖」,無論是什麼,這些回饋都成為能不能持續分享的力量,這在實體世界同樣重要。越是對分享的人給予清楚、直接、實質的回應,越能激發他分享的動力。在職場上,除了公司應該帶頭鼓勵,同儕間更應感謝這個行為。

在要求別人樂於分享之前,要先學會要求自己「就算你不是個善於分享的人,至少要懂得對願意付出的人,給他鼓勵」,學學facebook的按讚機制,對你喜歡的分享,比個大姆指,說聲「讚!」,這,不困難吧! 這樣的氣氛才就能帶動正向循環。

我們不必期望人人都能無私奉獻,將所學知識大方公開,或免費開班授徒。光是願意分享資訊,其實就可以改變一個團隊的氣氛跟能力,加上接受這些資訊的人,也很正面、清楚地給予鼓勵。想想,在facebook上頭,對不熟悉的人,你都願意付出、鼓掌叫好,更何況是命運共同體的公司與同事!

你的公司群組,都在分享什麼?

很多企業裡頭的「微信群」「Line群」都只有工作交辦功能,或是,僅有一小撮人會分享資訊。但你會不會覺得,這個群,在手機裡面其實有點礙眼?更不知所措!

它從早到晚都有工作訊息打擾,你還會怕說錯話貼錯東西,怕太積極變狗腿,怕不夠積極被別人超越,怕分享什麼之後被貼上標籤,怕被老闆緊迫盯人、怕錯失什麼重要訊息…等等。

其實,從群裡大家的互動方式,就可以看出這家公司的真實模樣。而且你對公司群的態度,就也代表了你對同事們的態度。

例如有許多長官都很怕群組變亂,因此嚴加控管,但殊不知感情好的員工自己都會私下成群,你只是眼不見為淨。主管階級只要簡單說一句話:「別分享這些有的沒的」「上班要專心」其實就會滅掉整個群,但也只要很簡單的,把公司群拆成工作群跟分享群,訂出幾條很簡單的群規(例如晚上幾點之後不討論工作),對每一位同事貼上來的內容都說聲感謝,這個群就會越來越熱絡,團隊感情也會越來越好。反之,如果你開始討厭發言,覺得公司群的發言會打擾你,想關靜音,你的心也早就不在這家公司裡了。

身為主管的你,不妨主動跟大家跪求最近吃過的美食,看過的好文,因為一篇分享文讓大家所獲得的,不只是閱讀時的那幾分鐘,更可能整個團隊的氣氛都因此活起來,而且現在網路資訊雜亂,我們根本沒有足夠時間逐一消化,把良莠資訊分別篩選過濾。

該不該加入公司群?公司line群該不該關靜音?該不該講工作以外的事?我想,一個具有數位世代思維或社群思維的企業,都不該讓員工苦惱這幾個問題。

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